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许多业务员兄弟常常诉苦,开发信作用很差,100封里边好几十封退信,剩下的即是石沉大海,难得有一个老外回一句“No, thanks.”就能够让你激动半晌。

本来大家有没有想过,这样的做法会严峻挫伤自个的积极性。能够试想一下,当你一天坐在电脑面前12个小时,从谷歌和各种黄页查找到客人信息,一封一封开发信发出去,晚上满脸疲乏的回家,等第二天满怀希望上班的时分,邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受?

许多刚结业的兄弟们都是学国贸专业出来的,都学过外贸函电这门课,老师们反复教怎么写商务信函,怎么回询盘等等,真正好的email,必须要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!即使你的邮件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里能够拿满分作文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。你给客人写邮件的时分,必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。
开发信要注意以下几点:

1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?而且许多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,许多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。

许多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也即是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,即是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?

2)没有明确的主题。一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“Guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。
3)喜欢用奇奇怪怪的字体。许多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,本来一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体即是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。

一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。
4)主动语态用得太多。英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。

比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。

5)经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products?这句话被列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。

还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。
开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西能够以后慢慢谈。

6)喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时分如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。许多人喜欢第一次联系客人的时分就使用报价单,或者打包许多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,即是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时分,那你回复的时分,就能够插入报价单或者图片了。

第一次联系客人的时分最好全文本,不要出现任何的图片和附件。

即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里写明。
7)喜欢插入URL链接。许多兄弟在写开发信的时分,总是会在内容里加上自个公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时分插入这些就没问题了。

8)语气过于生硬。本来邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could, help这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么?

所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就能够不需要了。

新手最容易犯的即是以上的错误,当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。兄弟们能够自个对照一下,看这几个错误中,有哪些是自个会经常犯的,或者是没有意识到的。如果某个兄弟看了后发现自个一个问题都不会有,那恭喜您了,这篇帖子不适合您,但是也请您有空的话在这里多指点一下大家,让各位兄弟也包括我多学习学习。


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共 12 个关于本帖的回复 最后回复于 2015-7-29 15:29

神话 外贸草根 发表于 2014-12-2 10:32:35 | 显示全部楼层
哈哈,好东西,支持一下
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青铜狂魔 外贸草根 发表于 2014-12-7 12:51:29 | 显示全部楼层
和楼主学习很多,大神级别吖
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也想流浪 外贸草根 发表于 2014-12-10 08:56:22 | 显示全部楼层
哈哈,好东西,支持一下
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随想 外贸草根 发表于 2014-12-13 09:57:45 | 显示全部楼层
多多交流
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柔情似水 外贸草根 发表于 2014-12-14 14:23:44 | 显示全部楼层
外贸大师真厉害,找了好久了
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说好不分手 外贸草根 发表于 2014-12-15 09:00:49 | 显示全部楼层
新手前来,求罩
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穿过黑夜 外贸草根 发表于 2014-12-15 11:17:33 | 显示全部楼层
外贸大师真厉害,找了好久了
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灵魂腐蚀 外贸草根 发表于 2014-12-19 08:35:55 | 显示全部楼层
和楼主学习很多,大神级别吖
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分手快乐 外贸草根 发表于 2014-12-23 10:17:22 | 显示全部楼层
向各位学习了
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